Auktorisoitu Tilitoimisto Tietokauha

Sähköinen taloushallinto asiakkaan silmin

”Ei ole kyllä yhtään papereita ikävä”

Laskuja voi maksaa vaikka turvesuolla.

Kauhanummi Oy:n ja Nummiturve Oy:n yrittäjä ja toimitusjohtaja Marko Nummijärvi ei ikävöi paperipinoja. ”Kun toimisto on kotona, niin sinne tulee firman postia, omaa postia, vaimon postia, lasten postia jne. ja paperit on välillä sekaisin. Joskus firman postit ovat olleet jossain lehtikasassa tai paperinkeräyksessä. Sähköisten ohjelmien myötä tämä on jäänyt kokonaan pois. Nyt kaikki firman postit pysyy tallessa ja järjestyksessä sähköisessä arkistossa ja ne on aina ja helposti saatavissa ajasta ja paikasta riippumatta.”

Helpottaa myös yrittäjän arkea

Markon yrityksillä on molemmilla käytössä sähköiset osto- ja myyntilaskureskontrat – Heeroksen Circula ja Venda – sekä e-tosite, johon tallennetaan käteiskuitit. Sähköisiin palveluihin yritykset siirtyivät jo vuonna 2015. ”Mietin ensin, että onko se vain kirjanpitäjälle helpompaa, mutta on se itselle ollut samalla tavalla helppoa. Laskuja voi maksaa helposti missä tahansa, eikä tarvitse olla pankkitunnuksia mukana. Riittää kun on tietokone tai tabletti mukana, niin homma toimii näppärästi.

”Kun meille tulee ostolaskuja, niin ne tulee myös maksettua ajallaan. Ei käy niin paljon sitä, että vahingossa menee maksu eräpäivän yli. Laskut pysyvät hallinnassa paljon paremmin kun ne on sähköisessä järjestelmässä, joka muistuttaa, että eräpäivä lähestyy.”

Siirtyminen vanhasta systeemistä uuteen

Markon mukaan uuden järjestelmän käyttöönotto ei tuottanut hankaluuksia ”Siirtyminen oli paljon helpompaa, mitä pelkäsin. Tietokauhasta tuli hyvin apua ja neuvoja siirtymävaiheessa. Kaksi työntekijää kävi meillä ja laitettiin vehkeet toimintaan ja testattiin, että ne pelaa. Se lähti kyllä heti pelaamaan. Mulla käyttäjänä oli toki joitain kysymyksiä aluksi, mutta käyttöönotto ei ollut mitenkään ylettömän hankalaa vaan yllättävän helppoa”

”Ohjelman opettelemiseen meni pikkasen aikaa – yksi päivä siihen piti käyttää, mutta se aika on tullut tähän mennessä jo moninkertaisesti takaisin. En haluaisi mennä takaisin vanhaan järjestelmään. Tässä kun on vielä kaksi eri yritystä, niin järjestelmässä on helppo vaihtaa yrityksestä toiseen eli voi hoitaa molempien firmojen asiat helposti saman järjestelmän kautta.”

”En juurikaan ole ollut Tietokauhaan yhteydessä ohjelmiston käytöstä. Viiden vuoden aikana olen ehkä 2-3 kertaa soittanut ja kysynyt neuvoa. Tosi vähän on tarvinnut neuvoja kysellä ja apua on kyllä saanut kun on kysynyt.”

Sähköinen arkisto aina mukana

Markon mukaan sähköisessä arkistossa parasta on se, että löytää vanhat tiedot helposti. ”Kaikki laskut ja tositteet on samassa paikassa arkistoituna. Kun tekee esim. hankintoja, niin järjestelmästä voi hakea tietoa, mistä sama asia on hankittu aiemmin ja mitä se on maksanut. Kun toimittajalta tulee lasku, jossa hinta on joku, niin ei mene montaa sekuntia siihen, että voi tarkistaa, mikä hinta on ollut viimeksi. Joissakin jutuissa hinta pakkaa nousta automaattisesti, jos ei sitä koko ajan vahdi.”

”Hakuja voi tehdä esimerkiksi tuotteen nimellä tai muulla hakusanalla ja järjestelmä löytää vanhat laskut. Tosi paljon tulee käytettyä hakutoimintoja ja haettua tietoa, että kuinkas tämä asia viime vuonna menikään. Vanhojen asioiden tonkimien tapahtuu erittäin näppärästi ja nopeasti ja ihan missä vaan.”

Sähköisesti hoituva myyntilaskutus on Markon mukaan myös kätevä. ”Isommat asiakkaat, joille laskuja lähetetään, ihmettelevät, että meikälaisen kaltaiset firmat pystyy lähettämään sähköisiä laskuja. Päästään näppärästi mukaan nykyaikaiseen sähköiseen laskutukseen”

”Pikkuisen kustannuksiahan se tuo, kun on sähköinen systeemi, mutta toisaalta nyt ei tarvitse ostaa kirjekuoria ja postimerkkejä, niin siinä säästää. Myös myyntilaskujen teko toimii missä vaan ja koska vaan. Vaikka Lapissa, kun on lomalla, niin voi tehdä laskuja, eikä tarvitse ottaa mappeja tai paperipinoja mukaan.”

Käteiskuitit tallessa

Käteiskuittien tallentamiseen tarkoitettu e-tosite on Markon mielestä todella kätevä. ”E-tosite on tosi hyvä, kun käteiskuitteja on kuitenkin jonkin verran. Enää ei tarvitse säilyttää häviäviä lämpörullakuitteja taskunpohjalla. Saa melkein suoraan kaupan tiskillä ottaa kuvan kuitista ja heittää sen roskiin. Se on oikein hyvä systeemi. Aiemmin kuitit lojui jossain taskunpohjalla ja ne oli rasvassa ja öljyssä ja vaseliinissa. Kun ottaa kuvan kuitista ja tallentaa järjestelmään, niin ei tarvitse kirjanpitäjälle alkaa myöhemmin etsimään vanhoja kuitteja jostain Hiacen penkin alta.”

”On myös kätevää, kun työntekijä hakee jotain tavaraa ja ottaa kuvan kuitista ja lähettää saman tien mulle, niin minä napsautan kuvan järjestelmään. Työntekijän ei tarvitse tuoda kuittia toimistolle ja sitten se on jossain pöydänkulmalla tai tippuu ja menee hukkaan.”

Sopii pienille ja isoille yrityksille

Markon mukaan sähköinen taloushallinto ei ole hankala tai vaikea vaan päinvastoin. ”Sähköinen järjestelmä on helppo ja näppärä. Ja sen oppii kyllä. Koneyrittäjäkin (minä itse) oppii. Meillä on kuitenkin sellainen yritys, jossa hoidan itse kaikki paperityöt. Jos pitäisi hyväksyä laskuja monessa portaassa, niin sähköinen järjestelmä olisi kätevä siihenkin. Meillä on tasan yksi hyväksyjä (minä), mutta se on kätevää silti.”

”Sähköisessä järjestelmässä kuukausikulut ovat ehkä hieman suuremmat, mutta asioiden hoitaminen on vaivatonta ja se helpottaa yrittäjän elämää paljon.”

”Sähköinen järjestelmä sopii hyvin yrittäjille, jotka ei ole niin kauhean järjestelmällisiä papereiden kanssa. Tämä sopi sellaisille oikein hyvin, kun ei tarvitse viedä minnekään mitään papereita. Kun tekee myyntilaskun ja painaa entteriä, niin sen saa oikeastaan sen jälkeen unohtaa. Laskutus myös nopeutuu ja lasku saattaa olla jo samana päivänä perillä asiakkaalla. Maksamattomista laskuista näkyy aina päivän tilanne. Järjestelmästä voi kätevästi lähettää myös maksumuistutuksen ja kun kyllästyy odottelemaan, niin myyntilaskut voi myös nappia painamalla siirtää suoraan perintään.”

”Sähköinen taloushallinto on pelastanut minut”

Nykyään Lasi-Kolmion kahden vuoden kirjanpitoaineisto mahtuu kahteen mappiin. Aiemmin mappeja oli kymmeniä.

Lasi-Kolmio Oy:n talouspäällikön, Sari Yli-Villamon mukaan siirtyminen sähköiseen taloushallintoon on pelastanut hänet monella tavalla. ”Mikään ei saa minua enää ikinä vaihtamaan takaisin paperiseen taloushallintoon. Olin ihan burnoutin partaalla, kun tulin Tietokauhan asiakkaaksi ja nyt homma toimii ja minun ei enää tarvitse stressata tai tulla iltaisin toimistolle maksamaan laskuja.”

Ajan säästöä

Lasi-Kolmiolla on käytössä sähköiset osto- ja myyntilaskureskontrat – Heeroksen Circula ja Venda. ”Saan hoidettua kaiken sähköisesti. Voin olla vaikka Bahamasaarilla ja tehdä sieltä käsin tarvittavat toimenpiteet. Nykyään tuon Tietokauhaan joka kuukausi vain yhden kirjekuoren, jossa on käteiskuitteja. Nekin pystyisi vissiin skannaamaan eli ei tarvitsisi tuoda edes sitä yhtä kirjekuorta.”

Sarin mukaan sähköiset järjestelmät säästävät paljon aikaa. ”Aiemmin tiliöin itse laskut, mutta sen voi tehdä myös tilitoimisto. Miksi käyttää siihen aikaa? Saan tehdä sitä, mikä on firmalle hyödyllistä ja voin panostaa aikani omaan työntekoon.”

Sähköinen ostolaskujärjestelmä helpottaa esimerkiksi inventaarion tekemistä. ”Eihän meidän tuotteissa missään ole hintalappuja, kun on tällainen ala. Emme me pysty pitämään kattavaa ja ajantasaista varastokirjanpitoa koneella. Se olisi liian hankalaa. Circulasta löydän ostolaskut, joista voin tarkistaa hinnan inventaariota varten. Kun tiedän toimittajan, niin aina pystyn hakemaan tiedot ja näen ne heti ilman mappien pläräämistä. Tietoa voi hakea vaikka tuotteen tai toimittajan nimellä.”

Mikä on yrittäjän oman ajan arvo?

Sarin mukaan sähköiset järjestelmät säästävät aikaa. ”Haluatko koota 2-20 mappia aineistoa joka kuukausi toimitettavaksi tilitoimistoon vai haluatko päästä helpommalla ja saada myös itsellesi omaa aikaa? Yrittäjän ilta- ja yötyötunnit ovat ”halpoja” toimistotöiden tekemiseen, mutta se on aina pois omasta hyvinvoinnista. Taloushallintoon liittyvät rutiinit nopeutuvat huomattavasti, kun kaikki on sähköisenä. Mikä on yrittäjän oman ajan rahallinen arvo? Haluatko viettää illat esim. lasten tai lastenlasten kanssa vai koota kirjanpitoaineistoa tilitoimistoon?”

”Ei sähköinen taloushallinto ole niin paljon kalliimpi. Jos esimerkiksi laskutat itse, niin siihen menee aikaa, kun tulostat laskun, laitat sen kirjekuoreen, liimaat postimerkin ja viet sen postiin. Kyllä sun oma aikakin maksaa, vaikka sä et siitä laskutakaan firmaa. Sähköisessä järjestelmässä saat vain painaa klik ja lähetä ja siellä saattaa vaikka olla 50 laskua menossa. Paljonko siihen menisi aikaa, jos sinä ne tulostaisit ja lähettäisit käsin? Ei sähköinen taloushallinto ole yhtään sen kalliimpaa, jos lasket itsellesi ja omalle työllesi yhtään hintaa.”

Uudet ohjelmistot oppii kyllä

Sähköiseen järjestelmään siirtyminen ei tuottanut Sarin mukaan ollenkaan tuskaa. ”Ohjelman käyttöönotto on todella yksinkertainen ja helppo. Oikeastaan ei tarvitse tietää atk:sta juuri mitään. Voi millä tahansa koneella tai vaikka omalla puhelimella mennä Heerokseen ja hyväksyä laskut ja maksaa ne. Se ei ole sidottuna mihinkään aikaan tai paikkaan. Ainoastaan pitää olla nettiyhteys, niin homma toimii. Voi olla vaikka marjametsässä ja muistaa, että on joku lasku maksamatta, niin voi ottaa puhelimen taskusta ja klikata pari kertaa ja laittaa laskun maksuun.”

Siirtymävaiheessa tukea Tietokauhasta

Sarin mukaan siirtymävaihe sujui tosi hyvin. ”Tottakai järjestelmään piti perustaa asiakkaat uudestaan ym., mutta ainahan niitä pitää perustaa uusia. Siirtymävaiheessa piti vain laittaa asiakkaille ja toimittajille kirje, että olemme siirtyneet sähköiseen laskujen vastanottoon, mutta muuten siirtymä sujui hyvin. Siihen meni hieman enemmän aikaa, että kaikki toimittajat lähettivät laskuja sähköisesti.”

”Siirtymävaiheessa saimme tosi hyvää tukea ja apua Tietokauhasta, ja Jani sai kalkkiksenkin oppimaan jotakin uutta. Olen käyttänyt sähköistä järjestelmää nyt neljä vuotta eli olen ollut viisikymppinen, kun olen sen opetellut. Että kyllä vanhempikin ihminen pystyy sen oppimaan. Ohjelma on niin yksinkertainen, että sen oppii kyllä. Ohjelma kysyy aina, että ”oletko varma, että haluat maksaa laskun” eli se pitää useamman kerran hyväksyä, niin ei voi vahingossa maksaa vääriä laskuja tms.”

Myyntilaskut nopeasti

Ostolaskujen lisäksi myyntilaskujen tekeminen helpottui. ”Heeroksen laskutusohjelma (Venda) on tosi helppo ja yksinkertainen. Laskun voi esimerkiksi luoda jo valmiiksi ja jättää keskeneräiseksi ennen kuin tavara on luovutettu asiakkaalle. Kun luovutat tavaran, niin sitten voit klikata laskuun päivämäärän ja laittaa heti laskutukseen. Jos tiedät etukäteen, mitä asiakkaalle on menossa, voit jo valmiiksi täydentää laskun tiedot. Ja jos joku muuttuu viime tipassa, niin laskua pystyy helposti vielä muokkaamaan ennen lähetystä. Ja kun myyntilasku on tallennettu sähköiseen arkistoon, niin sen voi aina lähettää uudestaan asiakkaalle, jos se vaikka menee asiakkaalla hukkaan.”

Enemmän aikaa omalle firmalle

Sarin mukaan sähköinen taloushallinto mahdollistaa yrittäjän oman ajan käyttämisen tehokkaammin. ”Kun sulla on sähköinen kirjanpito, niin saat keskittyä siihen, mitä sä itse osaat parhaiten. Saat firmalle enemmän sun aikaa. Pystyt esimerkiksi tekemään enemmän myyntiä tai muita hommia, kun ei tarvitse keskittyä kuittien keräämiseen ja kirjanpitoon. Heeroksen käyttäjätunnuksia voi antaa myös muille, jolloin se, joka on ostanut tavaran, voi käydä hyväksymässä laskun.”

”Suosittelen sähköistä järjestelmää yksinyrittäjille sen vuoksi, että saa enemmän omaa vapaa-aikaa ja isommille yrityksille sen takia, että useampi ihminen voi käyttää samaa järjestelmää ja työtä voi jakaa.”

Helppo käyttää

Sarin mielestä sähköinen järjestelmä on hyvin yksinkertainen ja helppo käyttää. ”Suosittelen sähköistä taloushallintoa kaikille. Sen oppii kyllä vanhempanakin. Ohjelma kysyy monta kertaa, että ”haluatko varmasti tehdä näin”, että sitä ei tarvitse pelätä, että tekee virheitä. Ja jos minä olen vahingossa tehnyt jonkun virheen, niin olen soittanut Tietokauhalle ja he ovat auttaneet esimerkiksi perumaan jonkun toiminnon. Ohjelman käyttäminen ja opetteleminen oli tosi helppoa ja mitään ei voi hukata, kun ne on tallessa pilvessä. Myös etätyön tekeminen helpottuu, kun on sähköinen järjestelmä.”